Vertex Grading Service – Terms & Policies

1. Introduction

Vertex Grading Service (“Vertex”, “we”, “our”) provides professional trading card grading, encapsulation, and labeling services.
By using our website and services, the customer fully accepts these Terms and Policies.

2. Nature of the Service

Vertex provides a subjective grading service, based on internal criteria and professional analysis tools.

The customer acknowledges that:

  • Grading is a professional opinion, not an objective measurement;

  • The final grade is determined solely at Vertex’s discretion and cannot be disputed;

  • No grade guarantees any present or future market value of the card.

3. Sending Cards to Vertex (Carrier Responsibility)

During all shipping stages — from the customer to Vertex and from Vertex back to the customer — the responsibility for the shipment lies entirely and exclusively with the carrier used for transport.

The customer is solely responsible for the selection of the return shipping method, carrier, insurance coverage, declared value, and any additional delivery options chosen for the return of graded items.

Under the Italian Civil Code, the carrier (i.e. the party performing the delivery, such as a courier) is liable for the loss or damage of the goods entrusted to it for transport from the moment they are received until delivery to the recipient, unless the carrier proves that the loss or damage was caused by force majeure or by acts attributable to the sender or the recipient (e.g. defective packaging or delivery errors). This principle is established by Article 1693 and 1696 of the Italian Civil Code.

The customer is responsible for:

  • Properly packaging the cards;

  • Selecting the carrier;

  • Choosing any optional insurance;

  • Providing accurate shipping information.

Once the package is handed over to the carrier, Vertex assumes no responsibility for:

  • Loss;

  • Theft;

  • Damage;

  • Delays;

  • Incorrect or failed deliveries;

  • Discrepancies between declared value and compensation recognized by the carrier.

Any issue that occurs during transportation falls solely under the responsibility of the carrier and the terms of the shipping service chosen.

Vertex cannot refund, replace, or compensate for cards lost or damaged during transit, as such events fall outside our responsibility.

3.1 Sending Cards to Vertex

Pursuant to Articles 52 et seq. of Legislative Decree No. 206/2005 (Italian Consumer Code), the right of withdrawal does not apply to services that have been fully performed or that have begun with the express consent of the customer and with the acknowledgment of the loss of the right of withdrawal.

Vertex Grading Service provides personalized grading and authentication services performed on items supplied by the customer. Such services are custom, irreversible, and specifically tailored to each individual item.

By placing an order, the customer expressly requests the immediate commencement of the grading service and acknowledges that, once the service has begun, the right of withdrawal is waived and no refunds shall be granted.

4. Grading Procedure

Once received, cards are:

  1. Registered in our system;

  2. Inspected visually and digitally using professional equipment;

  3. Evaluated according to Vertex’s proprietary grading standards;

  4. Encapsulated inside a secured slab.

Vertex may perform non-invasive surface cleaning (dust or micro-particle removal), but will not alter the physical structure of the card.

5. Turnaround Times

Turnaround times vary depending on order volume.

Estimated turnaround:

  • Standard: 14–21 business days

These times are estimates only and not guaranteed. Delays do not entitle the customer to refunds or compensation.

6. Return Shipping

Return shipping costs are borne by the customer.
At checkout, various shipping and insurance options may be selected.

Once the package is handed to the carrier, Vertex bears no responsibility for any damages, delays, or losses, as these fall under the carrier’s responsibility (see Section 3).

6.1 Shipping and Insurance Coverage

Shipping and insurance
The Client acknowledges and agrees that cards are shipped according to the shipping method selected during checkout.

If the Client selects a shipping option with insurance coverage, such coverage is strictly limited to the value declared by the Client and subject to the maximum limits set by the appointed carrier, in accordance with the carrier’s terms and conditions.

The declared value does not represent nor guarantee the actual, collectible, or future market value of the card, and serves solely as the maximum limit of liability in the event of loss or damage during shipment.

Under no circumstances shall the Company be held liable for amounts exceeding the declared value or the carrier’s maximum coverage limits, even if the actual or collectible value of the card is higher.

INSURENCE COVERAGE LIMITS WITH RESPECT TO THE COMPANY (Article 1693 of the Italian Civil Code)

Loss or damage during shipment
In the event of loss or damage attributable to the carrier, any compensation or reimbursement shall be governed exclusively by the carrier’s terms and conditions and within the maximum limits of the selected service.

The Company does not guarantee nor advance any refund, nor does it assume liability beyond what may be recognized by the carrier.

The Client acknowledges that any claim or compensation procedure is subject to the carrier’s processes, timelines, and decisions, without creating direct reimbursement obligations for the Company.

7. Refund Policy

Grading services are non-refundable.
Once graded and encapsulated, a card cannot be returned or refunded.

8. Labeling Errors

If a clear and verifiable labeling error occurs (card name, set, number), Vertex will correct it free of charge.

The customer must:

  • Ship the slab to Vertex at their own expense;

  • Insure the package if desired.

Vertex will cover only the corrected slab.
Grading fees are not refundable.

9. Limitation of Liability

Vertex cannot be held liable for:

  • Fluctuations in market value of cards;

  • Dissatisfaction with assigned grades;

  • Damages, losses, or delays during shipping (carrier responsibility);

  • Errors or omissions caused by incorrect customer information;

  • Indirect damages or financial losses.

Vertex’s maximum liability shall not exceed the amount paid for the grading service.

10. Intellectual Property

All slabs, labels, logos, designs, texts, and internal processes are the exclusive property of Vertex Grading Service.
No reproduction or use is permitted without prior written authorization.

11. Privacy & GDPR

Vertex processes customer data in full compliance with GDPR.

Personal data is used exclusively for:

    • Management of contact requests

    • Provision of grading and authentication services

    • Order processing, shipping, and return delivery management

    • Fulfillment of tax and accounting obligations

    • Compliance with legal obligations

Data is never sold to third parties, except where required for logistics or legal obligations.

The data subject has the right to:

  • Access their personal data

  • Request rectification or erasure of their personal data

  • Restrict or object to the processing

  • Request data portability

  • Withdraw consent at any time

  • Lodge a complaint with the Data Protection Authority (Garante per la Protezione dei Dati Personali)

12. Disclosure to third parties (hosting, payments, shipping)

Personal data may be disclosed to third parties appointed as Data Processors, including:

  • Hosting providers and IT service providers

  • Payment service providers

  • Couriers and shipping service providers

  • Tax and accounting consultants

13. Policy Updates

Vertex may update these policies at any time.
Continued use of the website constitutes acceptance of any changes.

14. Contact Information

Vertex Grading Service
Email: vertexgradingservice@gmail.com
Address: Via dei Vigneti 79
VAT Number: 01440020327

15. Legal basis

The processing of personal data is based on the following legal grounds:

  • Performance of a contract or pre-contractual measures (Art. 6(1)(b) GDPR)

  • Compliance with legal obligations (Art. 6(1)(c) GDPR)

  • Consent of the data subject, where required (Art. 6(1)(a) GDPR)

VAT exempt under Italian flat-rate tax regime – Law 190/2014.

Il trattamento dei dati personali degli utenti è effettuato nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.lgs. 196/2003, come modificato dal D.lgs. 101/2018.

 

Vertex Grading Service – Termini & Policy

1. Introduzione

Vertex Grading Service (“Vertex”, “noi”, “nostro”) fornisce servizi professionali di grading, incapsulamento e etichettatura di carte collezionabili.
Utilizzando il nostro sito web e i nostri servizi, il cliente accetta integralmente i presenti Termini e Policy.

2. Natura del Servizio

Vertex fornisce un servizio di grading di natura soggettiva, basato su criteri interni e strumenti professionali di analisi.

Il cliente riconosce che:

  • Il grading costituisce un’opinione professionale e non una misurazione oggettiva;

  • Il voto finale è determinato esclusivamente a discrezione di Vertex e non è contestabile;

  • Nessun grado attribuito garantisce il valore di mercato presente o futuro della carta.

3. Invio delle Carte a Vertex (Responsabilità del Corriere)

Durante tutte le fasi di spedizione — dal cliente a Vertex e da Vertex al cliente — la responsabilità della spedizione ricade interamente ed esclusivamente sul corriere utilizzato per il trasporto.

Il cliente è l’unico responsabile della scelta della modalità di spedizione di ritorno, del corriere, della copertura assicurativa, del valore dichiarato e di eventuali opzioni aggiuntive selezionate per la riconsegna delle carte gradate.

Ai sensi del Codice Civile italiano, il vettore (ovvero il soggetto che effettua la consegna, come un corriere) è responsabile della perdita o del danneggiamento dei beni affidatigli per il trasporto dal momento della ricezione fino alla consegna al destinatario, salvo che dimostri che la perdita o il danno sia derivato da causa di forza maggiore o da fatti imputabili al mittente o al destinatario (ad esempio imballaggio difettoso o errori di consegna). Tale principio è stabilito dagli articoli 1693 e 1696 del Codice Civile.

Il cliente è responsabile di:

  • Imballare correttamente le carte;

  • Selezionare il corriere;

  • Scegliere eventuali assicurazioni opzionali;

  • Fornire informazioni di spedizione corrette e complete.

Una volta che il pacco viene affidato al corriere, Vertex non assume alcuna responsabilità per:

  • Smarrimento;

  • Furto;

  • Danneggiamento;

  • Ritardi;

  • Consegne errate o non riuscite;

  • Differenze tra il valore dichiarato e l’eventuale indennizzo riconosciuto dal corriere.

Qualsiasi problematica che si verifichi durante il trasporto ricade esclusivamente sotto la responsabilità del corriere e delle condizioni del servizio di spedizione scelto.

Vertex non può rimborsare, sostituire o risarcire carte perse o danneggiate durante il trasporto, poiché tali eventi esulano dalla propria responsabilità.

3.1 Diritto di Recesso

Ai sensi degli articoli 52 e seguenti del D.lgs. 206/2005 (Codice del Consumo), il diritto di recesso non si applica ai servizi che sono stati completamente eseguiti o che hanno avuto inizio con il consenso espresso del cliente e con l’accettazione della perdita del diritto di recesso.

Vertex Grading Service fornisce servizi di grading e autenticazione personalizzati, eseguiti su beni forniti dal cliente. Tali servizi sono su misura, irreversibili e specificamente adattati a ciascun singolo articolo.

Effettuando un ordine, il cliente richiede espressamente l’immediato avvio del servizio di grading e riconosce che, una volta iniziato il servizio, il diritto di recesso è rinunciato e non saranno concessi rimborsi.

4. Procedura di Grading

Una volta ricevute, le carte vengono:

  • Registrate nel nostro sistema;

  • Ispezionate visivamente e digitalmente mediante attrezzature professionali;

  • Valutate secondo gli standard di grading proprietari di Vertex;

  • Incapsulate all’interno di una slab sigillata.

Vertex può effettuare una pulizia superficiale non invasiva (rimozione di polvere o microparticelle), senza alterare in alcun modo la struttura fisica della carta.

5. Tempi di Lavorazione

I tempi di lavorazione variano in base al volume degli ordini.

Tempi stimati:

  • Standard: 14–21 giorni lavorativi

Tali tempistiche sono puramente indicative e non garantite. Eventuali ritardi non danno diritto a rimborsi o compensazioni.

6. Spedizione di Ritorno

I costi di spedizione di ritorno sono a carico del cliente.
Durante il checkout è possibile selezionare diverse opzioni di spedizione e assicurazione.

Una volta affidato il pacco al corriere, Vertex non è responsabile per danni, ritardi o perdite, che ricadono sotto la responsabilità del vettore (vedi Sezione 3).

6.1 Clausola – Spedizione e Copertura Assicurativa

Spedizione e assicurazione
Il Cliente prende atto e accetta che la spedizione delle carte avviene secondo il metodo selezionato in fase di checkout.

Qualora il Cliente selezioni una spedizione con copertura assicurativa, tale copertura è limitata esclusivamente al valore dichiarato dal Cliente e nei limiti massimi previsti dal vettore incaricato, secondo le relative condizioni contrattuali.

Il valore dichiarato non rappresenta né garantisce il valore di mercato, collezionistico o futuro della carta, ma costituisce unicamente il limite massimo di responsabilità in caso di smarrimento o danneggiamento durante la spedizione.

In nessun caso la Società potrà essere ritenuta responsabile per importi superiori al valore dichiarato dal Cliente o oltre i massimali previsti dal vettore, anche qualora il valore reale o collezionistico della carta risulti superiore.

LIMITI ASSICURATIVI NEI CONFRONTI DELL’AZIENDA (art. 1693 del Codice Civile)

In caso di smarrimento o danneggiamento della spedizione imputabile al vettore, l’eventuale indennizzo o rimborso è disciplinato esclusivamente dalle condizioni contrattuali del vettore incaricato e nei limiti dei massimali previsti dal servizio selezionato.

La Società non garantisce né anticipa alcun rimborso, né assume responsabilità ulteriori rispetto a quanto eventualmente riconosciuto dal vettore.

Il Cliente prende atto che l’eventuale procedura di reclamo e di indennizzo segue i tempi, le modalità e le decisioni del vettore, senza che ciò comporti obblighi risarcitori diretti a carico della Società.

7. Politica di Rimborso

I servizi di grading non sono rimborsabili.
Una volta che una carta è stata gradate e incapsulata, non può essere restituita né rimborsata.

8. Errori di Etichettatura

In caso di errore di etichettatura chiaro e verificabile (nome carta, set, numero), Vertex provvederà alla correzione gratuitamente.

Il cliente dovrà:

  • Processare la spedizione della slab a Vertex a proprie spese, così come la rispedizione;

  • Assicurare la spedizione, se lo desidera.

Vertex coprirà esclusivamente la slab corretta.
Le spese di grading non sono rimborsabili.

9. Limitazione di Responsabilità

Vertex non può essere ritenuta responsabile per:

  • Variazioni del valore di mercato delle carte;

  • Insoddisfazione relativa ai voti assegnati;

  • Danni, perdite o ritardi durante la spedizione (responsabilità del corriere);

  • Errori o omissioni causati da informazioni errate fornite dal cliente;

  • Danni indiretti o perdite economiche.

La responsabilità massima di Vertex non potrà in alcun caso eccedere l’importo pagato per il servizio di grading.

10. Proprietà Intellettuale

Tutte le slab, le etichette, i loghi, i design, i testi e i processi interni sono di esclusiva proprietà di Vertex Grading Service.
È vietata qualsiasi riproduzione o utilizzo senza previa autorizzazione scritta.

11. Privacy & GDPR

Vertex tratta i dati personali dei clienti in piena conformità al GDPR.

I dati personali sono utilizzati esclusivamente per:

  • Gestione delle richieste di contatto

  • Erogazione dei servizi di grading e autenticazione

  • Gestione ordini, spedizioni e riconsegne

  • Adempimenti fiscali e contabili

  • Obblighi di legge

I dati non vengono mai venduti a terzi, salvo nei casi necessari per finalità logistiche o obblighi legali.

L’interessato ha il diritto di:

  • Accedere ai propri dati personali

  • Richiederne la rettifica o la cancellazione

  • Limitare o opporsi al trattamento

  • Richiedere la portabilità dei dati

  • Revocare il consenso in qualsiasi momento

  • Proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali

12. Comunicazione a Terzi (hosting, pagamenti, spedizioni)

I dati personali possono essere comunicati a soggetti terzi nominati Responsabili del trattamento, tra cui:

  • Provider di hosting e servizi IT

  • Fornitori di servizi di pagamento

  • Corrieri e servizi di spedizione

  • Consulenti fiscali e contabili

13. Aggiornamenti delle Policy

Vertex si riserva il diritto di aggiornare le presenti policy in qualsiasi momento.
L’uso continuato del sito implica l’accettazione delle eventuali modifiche.

14. Contatti

Vertex Grading Service
Email: vertexgradingservice@gmail.com


Indirizzo: Via dei Vigneti 79
Partita IVA: 01440020327

15. Base Giuridica

Il trattamento dei dati personali si basa sulle seguenti basi giuridiche:

  • Esecuzione di un contratto o misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR)

  • Adempimento di obblighi legali (art. 6.1.c GDPR)

  • Consenso dell’interessato, ove richiesto (art. 6.1.a GDPR)

Operazione in regime forfettario – IVA esente ai sensi della Legge 190/2014.

Il trattamento dei dati personali degli utenti è effettuato nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.lgs. 196/2003, come modificato dal D.lgs. 101/2018.